Nghề Nail với luật thuế vụ và lao động cần biết

Người gốc Việt đã bắt đầu bước vào nghề nail tại Hoa Kỳ vào cuối thập niên 70. Từ đó đến nay, chủ tiệm và thợ nail vẫn có thói quen áp dụng cách ăn chia 4/6 rất đơn giản, rồi thì đôi bên sẽ tự lo liệu vấn đề thuế má của mình.

20:30 04/10/2019

Đây cũng là cách mà người bản xứ Hoa Kỳ trong nghề làm tóc hay làm nail cũng thường áp dụng từ rất lâu nay.  Theo luật thuế vụ, phương thức này hoàn toàn hợp lệ trong trường hợp thợ thuê chổ làm việc trong tiệm của chủ, và đủ điều kiện để được xem là người làm việc độc lập (independent contractor) chứ không phải là nhân viên (employee) của chủ tiệm.  

Vì không phải là “employee,” người thợ sẽ không bị khấu trừ các khoản thuế liên bang và tiểu bang khi lãnh tiền công, và sẽ nhận mẫu 1099-MISC của chủ tiệm để tự khai và đóng thuế hàng năm.  

Phần chủ tiệm thì cũng không cần phải đóng thuế an sinh xã hội cũng như bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm lao động cho người “independent contractor,” và cũng không bị ràng buộc bởi các luật lệ lao động hiện hành áp dụng cho “employee.”

Nhưng trong suốt mấy năm gần đây, do các đợt thanh tra của cơ quan lao động và kiểm toán của sở thuế IRS nhắm vào các tiệm nail của Người Việt tại hầu hết các tiểu bang, rất nhiều chủ tiệm đã bị phạt vạ nặng nề vì lâu nay áp dụng lối ăn chia và cấp mẫu 1099-MISC cho thợ tự đóng thuế.  Lý do là bởi theo kết luận của cơ quan lao động và thuế vụ, người thợ làm trong các tiệm đó phải được xem là “employee” của chủ tiệm chứ không phải là “independent contractor.”  Và chủ tiệm sở dĩ bị phạt vì đã trả công cho “employee” mà không khấu trừ thuế theo luật định, cũng như đã không đóng các khoản thuế liên quan đến việc thuê mướn “employee.”  Những vụ phạt vạ này đã khiến giới chủ tiệm nail người Việt khắp Hoa Kỳ rất hoang mang, vì hầu hết lâu nay vẫn cấp mẫu 1099-MISC để thợ tự đóng thuế như một “independent contractor.”  Từ đó đến nay, nhiều người đã đặt ra câu hỏi rằng luật lệ hiện hành có còn cho phép người thợ nail làm việc như một “independent contractor” hay không, và phải làm sao để tránh bị phạt vạ?

Thật ra, luật lệ thuế vụ Hoa Kỳ lâu nay vẫn cho phép người thợ làm tóc hay làm nail ăn chia với chủ có thể được xem là “independent contractor” nếu hội đủ các điều kiện quy định bởi luật thuế vụ.  

Cách thức này đã được các tòa án liên bang Hoa Kỳ xác định là hợp lệ từ hàng chục năm trước đây qua nhiều vụ kiện, mà đáng kể nhất là phán quyết của tòa án thuế vụ liên bang  (U.S. Tax Court) trong vụ kiện “Ardmore Day Spa, Inc., v. Commissioner of Internal Revenue” (T.C. Memo. 2010-239) hồi tháng Tám năm 2010.  

Tuy nhiên, mặc dầu người thợ nail hay thợ tóc có quyền ăn chia và làm việc như một “independent contractor,” nhưng luật lệ đòi hỏi chủ tiệm phải xác định tư cách “independent contractor” của người thợ đó theo đúng các tiêu chuẩn của sở thuế IRS.  Và đây là một vấn đề khá phức tạp mà người Việt trong nghề nail và tóc lâu nay thường hiểu cách sai lệch, từ đó dẫn đến tình trạng bị phạt vạ như đã và đang xảy ra từ suốt mấy năm nay tại nhiều tiểu bang khắp Hoa Kỳ.

Luật lệ thuế vụ và lao động

Các quy luật về thuế vụ và lao động áp dụng trong nghề nail tại Hoa Kỳ có thể được tóm lược như sau: Về mặt thuế vụ, nếu người thợ làm trong tiệm nail được phân định là “employee,” chủ tiệm phải làm sổ lương (payroll) và cấp W-2 cho “employee.”  

Trong mỗi kỳ lương trả cho “employee,” chủ tiệm có trách nhiệm phải khấu trừ các phần thuế liên bang và tiểu bang ước tính theo mức lương của của người đó.  Theo luật lệ hiện hành, song song với việc phải khấu trừ một phần tiền lương của người “employee” để nộp các khoản thuế liên hệ, chủ tiệm cũng phải đóng góp phần của mình để trả thuế an sinh xã hội và bảo hiểm thất nghiệp của “employee” theo quy định của các đạo luật liên bang “Federal Insurance Contributions Act” (FICA) và “Federal Unemployment Tax Act” (FUTA).

Đối với các luật lệ lao động, chủ tiệm phải trả lương cho “employee” không dưới mức tối thiểu (minimum wage) quy định bởi chính phủ liên bang, hoặc mức tối thiểu quy định bởi tiểu bang, nếu mức lương này cao hơn mức của liên bang.  

Ngoài ra, chủ tiệm cũng sẽ phải trả thêm tiền lương khi người “employee” làm giờ phụ trội (overtime).  Chủ tiệm nail cũng có thể trả một phần hay toàn bộ lương cho người thợ theo lối huê hồng (commissions).

Tuy nhiên, nếu đến kỳ hạn trả lương mà tổng số tiền huê hồng của người thợ ít hơn mức lương giờ tối thiểu tính theo số giờ mà người thợ đã làm việc, chủ tiệm vẫn phải trả thêm phần sai biệt cho bằng với mức lương giờ tối thiểu đang được áp dụng trong tiểu bang, kể cả giờ overtime.  

Ngoài ra, luật lệ lao động cũng quy định cho người “employee” được hưởng một số quyền lợi khác trong lúc làm việc như phải có giờ nghỉ giải lao, giờ ăn trưa, v.v…

Ngoài ra, luật lao động tại hầu hết các tiểu bang còn buộc chủ tiệm phải mua bảo hiểm lao động (Workers Compensation Insurance) cho người “employee.”  Mục đích của bảo hiểm lao động là để trả các chi phí y tế và trợ cấp cho người “employee” khi rủi ro bị thương tật hay tàn phế trong lúc làm việc.

Trong trường hợp người thợ nail được phân loại là “independent contractor,” chủ tiệm không cần phải khấu trừ thuế trên tiền lương của thợ, mà chỉ việc trả cho thợ số tiền mà người đó được chia, rồi cấp mẫu 1099-MISC để người thợ tự lo liệu việc đóng các khoản thuế liên bang và tiểu bang.  

Chủ tiệm cũng không cần đóng các khoản thuế FICA và FUTA cho thợ, và cũng không bị ràng buộc bởi các quy luật về lao động áp dụng cho người “employee.”

Làm sao để tránh bị phạt vạ?

Do sự khác biệt trong việc áp dụng các quy luật về thuế vụ và lao động cho người làm nail như vừa tóm lược trên đây, hầu hết các chủ tiệm và thợ nail người Việt lâu nay đều chuộng cách thức ăn chia và xem người thợ là “independent contractor” để đôi bên cùng có lợi.  

Bởi chỉ có cách này thì chủ mới có thể chia tiền mặt theo đòi hỏi của thợ mà không bị rắc rối trong vấn đề lương tối thiểu theo luật lao động, và khi thợ là “independent contractor” thì chủ không mất tiền trả thuế FICA và FUTA.  

Tuy nhiên, nếu người thợ nail được phân loại “independent contractor,” chủ tiệm phải có đủ dữ kiện để chứng minh người thợ đó thật sự là “independent contractor” đúng với tiêu chuẩn của luật lệ hiện hành khi bị IRS kiểm toán hay bị thanh tra bởi cơ quan lao động, bằng không thì người thợ sẽ được kể như là “employee” và chủ sẽ bị phạt nặng.  

Hiện nay, sở thuế IRS có đề ra 11 yếu tố để xác định ai là “independent contractor,” và cơ quan lao động tại các tiểu bang cũng thường dựa vào các tiêu chuẩn đó để thực thi những quy luật về lao động.

Gần đây vì muốn tránh bị phạt vạ, một số chủ tiệm lâu nay vẫn ăn chia và cấp mẫu 1099-MISC cho thợ tự khai thuế, đã bắt đầu làm sổ lương để khấu trừ thuế và cấp W-2 cho thợ như là “employee” của tiệm.  

Trong khi đó thì các chủ tiệm muốn tiếp tục ăn chia và cấp 1009-MISC cho thợ tự khai thuế, đã làm giấy hợp đồng cho thợ thuê chổ làm vì nghĩ rằng nhờ vậy mà người thợ sẽ được kể là “independent contractor.”

Như đã tóm lược bên trên, nếu chủ tiệm trả lương cho thợ như một “employee,” người chủ ngoài việc bị chi phối bởi luật thuế vụ, còn phải tuân theo các quy định của luật lao động mà chủ yếu là vấn đề mức lương tối thiểu.  

Vì vậy, chủ tiệm nail khi trả lương và cấp W-2 cho thợ như “employee” mà không thông suốt vấn đề, sẽ dễ dàng gặp rắc rối với cơ quan lao động của tiểu bang.

Về phần các chủ tiệm nail ăn chia và cấp 1099-MISC để người thợ tự đóng thuế, chủ tiệm có bổn phận phải chứng minh người thợ là “independent contractor” khi có cuộc thanh tra của cơ quan lao động hay bị kiểm toán bởi sở thuế IRS.  

Nếu không chứng minh được thợ nail là “independent contractor” đúng tiêu chuẩn quy định của luật lệ hiện hành thì người thợ sẽ được kể là “employee,” và chủ tiệm sẽ bị phạt rất nặng vì đã phạm luật thuế vụ và lao động.

Tóm lại, sở dĩ sở thuế IRS từ nhiều năm qua đã mở nhiều đợt kiểm toán nhắm vào các tiệm nail vì biết hầu hết thợ nail làm trong các tiệm của người Việt lâu nay vẫn được chủ tiệm xếp loại “independent contractor” không đúng tiêu chuẩn luật định.  

Sự kiện này tạo nhiều khó khăn cho sở thuế IRS trong việc thâu các khoản thuế mà người trong nghề làm nail phải chịu theo đúng luật thuế vụ, đặc biệt là vì thợ nail thường muốn lãnh tiền mặt.  

Thêm vào đó, sự phân loại này còn là mấu chốt của những ràng buộc về các quy luật lao động mà cơ quan lao động của tiểu bang có nhiệm vụ thi hành nên vẫn luôn thường xuyên kiểm tra.  

Vì vậy, nguời thợ dầu được phân định là “employee” hay “independent contractor,” cả chủ tiệm lẫn người thợ đều cần phải thực hiện đúng các quy luật áp dụng cho trường hợp liên hệ thì mới có thể tránh bị phạt vạ bởi sở thuế IRS và cơ quan lao động của tiểu bang.  

Riêng với quý vị chủ tiệm nail vẫn ăn chia và cấp 1099-MISC cho thợ tự khai thuế như một “independent contractor,” cần phải lưu ý rằng mặc dầu luật pháp vẫn cho phép người thợ nail làm việc như một “independent contractor,” nhưng việc xác định người thợ là “independent contractor” trong bối cảnh sinh hoạt thực tế hàng ngày giữa chủ tiệm và người thợ nail sẽ tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau và dựa trên tiêu chuẩn của luật lệ hiện hành, chứ không phải chỉ đơn giản bằng một tờ hợp đồng cho thuê chổ làm như rất nhiều chủ tiệm nail vẫn lầm tưởng.

Cũng nên biết rằng hội đồng thẩm mỹ (State Board of Cosmetology) tại nhiều tiểu bang lâu nay vẫn cho phép thợ nail thuê chổ làm trong tiệm và cấp giấy phép cho người thợ.  

Tuy nhiên, bởi State Board không phải là cơ quan thuế vụ hay lao động, vì vậy dầu người thợ có giấy phép thuê chổ làm do State Board cấp, chủ tiệm vẫn phải chứng minh thợ là “independent contractor” theo các tiêu chuẩn ấn định bởi luật lệ hiện hành khi bị IRS kiểm toán, hay trong những cuộc thanh tra của cơ quan lao động.